德雅科技 - HOLA文档管理－文档安全、版本控制、CURL

产品与技术

文档管理

文档电子化

	HOLA 文档管理

HOLA帮助企业管理文档的整个生命周期：文档创建、多人编辑、版本控制、审批流程、存储、搜索及重新使用。基于个人计算机及电子邮件附件的传统文档存储和共享的方式难以满足面向团队的文档共同制定及管理的需求。
企业可以创建组织存储库、档案柜、文档夹结构，并在每一层级设定不同的安全规则。员工可以上载、搜索并查看多种格式的文档、跟踪文档的使用记录、自定义文档属性，并管理文档的每一个版本。企业范围以外的用户也可以通过安全的、可跟踪的方式与内部员工共享文档、协同工作。
组织文档结构与知识库
	支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。
	支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。
	支持文件夹下载，可以一次性下载一个文件夹以及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。
文档安全设置
	全面支持内容访问权限设置。支持角色/用户组的权限设置。
	支持非专业人员的管理员权限，避免过多的高级权限赋予IT人员。
	支持多工作区模式，对使用者的操作范围进行隔离。
文档的索引及检索
	支持档案柜、文件夹、文档的属性查询, 按标题、文字内容、内容分类、修订注释、作者、修改时间等进行搜索
	支持文档内容的全文检索
文档订阅
	当被使用者订阅的文档发生变化的时候，系统自动发送通知邮件进行告知。
版本控制
	对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。
	一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。
内容URL（CURL）– 虚拟文档链接
	独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。
	唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。
文档相关日期提示
	通过设置文档提醒，在指定的时间提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期，以便系统自动在相应日期提示用户。
文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录
	文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
文档类别
	HOLA可以使每个文档归属于某一文档类别。用户可以为每个文档类型设计索引卡片。可以为文档填写索引卡片，来为文档定义更多的属性信息。在上载文档时自动生成一个唯一的文档编号。
文档引用
	HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件连接在一起，允许用户通过一次点击找到相关信息。


	功能一览

		组织文档结构
		文档安全设置
		文档的索引及检索
		文档订阅
		版本控制
		内容URL（CURL）– 虚拟文档链接
		文档相关日期提示
		访问历史记录/审计跟踪记录
		文档类别
		文档引用
		协同工作区
		日程管理
		联系人管理
		邮件、提醒及通知
		任务管理
		讨论
		文档路径
		流程状态图形显示
		任务通知
		外部电子邮件限制
		电子邮件存档及管理
		邮件线索管理
		保留发送邮件
		邮件自动处理
		邮件编码自动转换
		通用阅读器
		文档电子化
		简单易用的用户界面
		支持多语言
		显示板
		集中管理
		统计报告